マイナンバーの収集業務について

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各企業はマイナンバーを収集しなければなりません。マイナンバーは社会保障や税金の分野で利用されることになり、各企業はその手続において必要になってくるのです。

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これまで従業員を採用した場合は契約書や扶養控除申告書、社会保険として雇用保険や健康保険、厚生年金などの手続業務が必要であり、人事や総務で対応をしますが、それにプラスアルファでマイナンバーの収集業務が必要となるのです。

収集した内容で本人確認まで行うということと、各種申請書に記入するところがあるものはその番号を確認しなければならないことになります。

しかしこれまで行っていた手続の方法と同じようにすることができない部分があります。

それは番号法に定められている内容があるということと、個人情報でもあり、その扱いを慎重に行わなければならないということです。


例えば採用時に必要な書類のやりとりを郵送で行っていた場合、マイナンバーに関する書類を同じように郵送すると万一の紛失の場合に情報が漏れてしまうということになり、追跡ができるような方法で収集することが望ましいということになります。



システムに登録する場合も同じで、給与計算などのシステムに登録する場合はアクセス権やセキュリティを高く維持しておく必要があります。このようにマイナンバーは集めて管理するという業務が一つ増えてしまうことになり、手間がかかることになりますので、収集と管理の業務を外部に委託するという方法があります。

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